Какво е официално писмо:
Официалното писмо е a документ, чието съдържание се отнася до институционална, бизнес, трудова, политическа, финансова, академична тема, наред с други, в които се използва официален и сърдечен език.
Официалното писмо е кореспонденция, която е обичайно да се прави в случаите, в които искате да направите искане, препоръка, презентация, благодарност, иск, оставка или да разкриете конкретна информация, представляваща интерес.
В този смисъл официалното писмо отговаря на определени елементи и характеристики, които го отличават от неформалното писмо или други видове писмени съобщения. По същия начин неговата структура се състои от три основни части, които са заглавието, представянето на информацията и сбогуването.
Официалното писмо позволява комуникация между двама души, които по принцип не се познават, затова се набляга на внимателно писане, представяне на идеи, използване на сърдечен, уважителен и официален език и други елементи.
Следователно при този тип писма се избягват правописни грешки, зачерквания, изтривания, нечетлив почерк, използването на приписващи текстове, даване на късен отговор, наред с други.
Елементи на официалното писмо
Официалното писмо има поредица от елементи, които трябва да се спазват, за да може то да изпълни своята комуникативна функция и да генерира отговор на споменатата информация. По-долу са основните елементи на официалното писмо.
- Бланка: данни за подателя, състоящи се между друго от телефонен номер, адрес, имейл.
- Име на получателя: лице, до което е адресирано писмото.
- Място и дата от момента на писане на писмото.
- Поздрав или заглавка: написано е с формулите на учтивост и уважение и предхожда темата на писмото.
- Предмет или въведение кратко за причината за писмото.
- Тяло на съобщението: Това е най-важната част от писмото, защото причините за него са изложени и развити.
- Уволнен: Състои се от параграф, в който основната идея е затворена и сърдечно сбогуване.
- Твърд: въвежда се името на подателя и неговата позиция.
Характеристики на официалното писмо
Характеристиките на официалното писмо са обобщени в представянето на последователна, кратка, уважителна информация, която изпълнява функцията за предаване на ясно съобщение.
- Използва се официален, прост и ясен език.
- Прилагат се формули за учтивост.
- Съдържанието е кратко и точно (не се предоставят незначителни подробности).
- Излага се пълната и необходима информация.
- Идеите се представят по важност с кратки, последователни параграфи.
- По принцип тези писма са адресирани до непознати.
