Какво е административен одит:
Административният одит е оценката и анализът на организационната структура на фирма или институция с цел да се знае функционирането му и да се определят възможностите за подобряване на качеството и конкурентоспособността на стоките или услугите му.
Чрез административния одит е възможно да се оцени дали администрацията на дадена компания отговаря на целите, предложени в плановете за организация, управление и контрол, в съответствие с нейните нужди.
Административните одити трябва да се извършват във всички компании или институции, малки, средни и големи, частни или публични, и във всички техни отдели, за да се постигне най-голяма ефективност на тези организационни структури.
Предистория на административния одит
Според различни разследвания идеята за административен одит се появява, но с други думи в Кодекса на Хамурапи, в който се споменава значението на запазването на контрола върху търговията, следователно това не е нов термин.
През 1935 г. Джеймс О. Маккинси е авторът, който определя основите на административния одит, излагайки важността на извършването на оценка на позицията на компанията, за да се определи къде искате да отидете и целите, които искате.
От друга страна, през 1959 г. Виктор Лацаро публикува книга, наречена Системи и процедури където представя приноса и значението на извършването на административен одит в компании или институции.
По-късно, през 1971 г., авторът Агустин Рейес Понс представя своята визия за това как одитът на човешките ресурси е свързан с административния одит.
Терминът административен одит обаче непрекъснато е адаптиран към нуждите на съвременната администрация, поради което има много автори, които през годините са включили нови точки на интерес към темата.
Цели на административния одит
Основната цел на административния одит е да се установят кои са недостатъците или нередностите, възникващи в различните зависимости на фирма или институция, и да се реши проблемът.
- Канализирайте действията за оптимизация на ресурсите, с които компанията или институцията разполага, според нейната администрация.
- Оценете дали предлаганата услуга въз основа на вътрешната организация, която всяка компания или институция трябва да има, отговаря на очакванията на клиентите.
- Насърчавайте чрез планове и модели за управление повишаването на нивата на качество и конкурентоспособност на услугите или стоките, предлагани на обществеността.
- Определете кои са лошите и загубени методи за управление, за да предотвратите това да се случва допълнително.
- Идентифицирайте успехите на управлението на компанията и как нейните резултати се доближават до предложените цели.
- Установете кои са инструментите за работа, които допринасят или забавят развитието на компанията или институцията.
- Анализирайте административните функции и тяхната връзка с другите зависимости на компанията или институцията.
Методология на административния одит
Използваната методология позволява да се организира информацията, събрана по време на одитния процес, по лесен и достъпен начин, за да се представят по-късно резултатите и да се определят стъпките, които да се следват, за да се оптимизира работата на компанията или институцията.
Планиране: са насоките, които трябва да се следват за извършване на административния одит, който обхваща основните фактори, които трябва да бъдат оценени.
Инструментариум: се избират и прилагат най-ефективните техники за събиране на данни.
Изпит: Прилагат се необходимите техники за анализ, за да се установят характеристиките на администрацията и да се съберат данните, които ще позволят да се оцени ситуацията на компанията или институцията.
Доклад: В края на административния одит се изготвя доклад, който идентифицира одитираната област, целта на оценката, продължителността на процеса, получения обхват, използваните ресурси и методи.
Значение на административния одит
Административният одит е основен инструмент за откриване на недостатъци и / или области на възможности, които насърчават непрекъснатото развитие на компания или институция.
Административните одити трябва да се извършват поне веднъж годишно, както в публични, така и в частни компании, за да се получи актуална информация за това как работи, какво има и какво липсва.
Резултатът от одита е от жизненоважно значение за по-късно вземане на най-правилните решения въз основа на доброто представяне на човешките и материални работни екипи, които позволяват работата на компанията.
В много случаи именно чрез одити директорите или висшите мениджъри на дадена компания или институция трябваше да вземат решението да извършат важни инвестиции, да затворят заводи или дори да се откажат от персонала.
Обхват на административния одит
Административният одит включва различни аспекти, които, когато се оценяват и анализират, дават възможност да се определи текущото състояние на компанията и как да се подобри или поддържа нейната работа и качество на услугата.
Обхватът на административния одит определя колко широка и задълбочена ще бъде оценката, която трябва да се извърши, тъй като тя може да обхваща отдел, област или дори цялата компания.
Поради това той се занимава с аспекти като йерархичното ниво, разработването и използването на технологии, човешките ресурси, броя на служителите, комуникационните системи, нивото на производителност, работната среда, отношението към клиентите и др.
Административният одит е приложим за всички организации, особено ако в края на процеса компанията или институцията получи сертификат за качество.
